DMS (sistem za upravljanje dokumentima) maloj firmi rešava jedan konkretan bol: da se faktura, ugovor ili rešenje nađe za pet sekundi, a ne za pola sata kopanja po mejlu. Fasciklu sam napravio jer sam taj bol imao lično, i ovo je priča šta se pokazalo bitnim, a šta je bila zabluda.
Koliko te stvarno koštaju dokumenta?
Niko to ne vodi kao trošak, a sabira se strašno: traženje priloga po mejlu, slanje istih papira knjigovođi svakog meseca, propušten rok za prigovor jer je rešenje „negde”, ugovor za koji niko ne zna da li je poslednja verzija. Male firme ne gube na velikim stvarima, krvare na sitnim.
Šta Fascikla radi drugačije
- Dokument se pročita sam. Ubaciš fakturu, sistem izvuče dobavljača, iznos i rok plaćanja. Bez ručnog prekucavanja.
- Rokovi se čuvaju sami. Registracija vozila, isteci ugovora, rate: podsetnik stiže pre roka, ne posle.
- Knjigovođa ima svoj portal. Umesto „pošalji mi izvode” mejlova, knjigovođa vidi svoje firme na jednom mestu. Jedan nalog, više klijenata.
- Mejl ulaz. Prosledi mejl sa prilogom na adresu firme i dokument je arhiviran.
Šta sam pogrešno pretpostavio
Mislio sam da će ljudi tražiti komplikovane fascikle i podfascikle kao na disku. Ne: ljudi hoće da ubace papir i da ga kasnije nađu pretragom. Struktura je moja briga, ne njihova. Druga zabluda: mislio sam da je OCR glavna zvezda, a najveću ljubav je dobio običan podsetnik na rokove.
Za koga je, a za koga nije
Fascikla je za firme od jednog do pedesetak ljudi i za knjigovođe koji opslužuju više klijenata. Nije za korporacije sa komisijama za odobravanje dokumenata, i to je namerno. Detalje i cene imaš na gosimple.agency.
Česta pitanja
Po čemu je DMS bolji od foldera na Google Drive-u?
Drive čuva fajlove, DMS čuva i značenje: ko je dobavljač, koliki je iznos, kad ističe. Zato u DMS-u možeš da pitaš „koje fakture kasne”, a u folderu možeš samo da skroluješ.
Da li je ovo zakonski prihvatljiva arhiva?
Za svakodnevni rad da, original i dalje čuvaš po propisima koji važe za tvoju delatnost. Fascikla ti garantuje da kopiju uvek nađeš odmah, što je u praksi ono što te spasava.
Koliko traje prelazak?
Realno jedno popodne: ubaciš tekuću godinu, ostalo dodaješ kad ti zatreba. Greška je pokušati da preseliš deset godina istorije prvog dana.
Sledeći u seriji: Tender Radar, javne nabavke nisu samo za velike.
