Kratak odgovor
e-Otpremnica nije samo nova obaveza, nego mesto gde se vidi da li firma zna svoje stanje zaliha ili ga pretpostavlja. Najveći trošak prelaska nije softver, nego čišćenje šifarnika i gašenje druge evidencije. Taj posao se radi jednom i vredi bez obzira na rok.
Najskuplji dokument u maloj firmi nije faktura. Faktura je u sistemu, ima broj, ima rok i neko je prati. Najskuplji dokument je otpremnica, jer nju niko ne prati dok ne zafali.
Zato me elektronska otpremnica zanima više nego što zvuči da bi jedan administrativni propis smeo da zanima čoveka koji piše softver. e-Otpremnica nije obaveza koja se dodaje na postojeće. Ona je ispit iz urednosti podataka.
Šta se u praksi dešava sa papirnom otpremnicom
Otpremnica nastane u magacinu, na brzinu, jer vozač čeka. Odštampa se u tri primerka. Jedan ostane, jedan ide sa robom, jedan bi trebalo da se vrati potpisan.
Onda se dešava jedno od četiri:
- vrati se potpisan, ali dva meseca kasnije, u koverti sa još deset;
- vrati se sa precrtanom količinom koju nikada niko ne unese u sistem;
- ne vrati se, pa se pri reklamaciji vodi rasprava o tome šta je tačno isporučeno;
- vrati se u redu, ali se stanje zaliha ionako vodi u tabeli koju popunjava drugi čovek u drugom trenutku.
Ni u jednom od ta četiri slučaja firma na dan isporuke ne zna svoje stanje. Zna ga otprilike, a otprilike u magacinu znači manjak koji se otkrije na popisu i pripiše krađi ili nepažnji, najčešće bez oba.
Šta e-Otpremnica menja
Elektronska otpremnica postoji kao jedan zapis. Pošiljalac je izdaje, primalac elektronski potvrđuje prijem, a vreme nastanka se ne pomera naknadno. Količina koja je otpremljena i količina koja je primljena stoje na istom dokumentu, pa razlika nije stvar rasprave nego podatak.
Za mene je najzanimljivija posledica. Kada prijem postane elektronska potvrda, stanje zaliha prestaje da bude nešto što neko unosi i postaje nešto što se dešava. To je razlika između evidencije i sistema.
Neprijatan deo: nije softver, nego tvoji podaci
Ovde dolazi ono što ljudi ne žele da čuju kada pitaju o e-Otpremnici. Pitanje nije koji program kupiti. Pitanje je u kakvom su stanju tvoji podaci.
Elektronska otpremnica traži precizne šifre artikala, jedinice mere i podatke o mestu otpreme i prijema. U firmi koja godinama radi na papiru i u tabelama, tipično stanje je:
- isti artikal pod dve šifre, jer ga je uneo prvo jedan pa drugi čovek;
- jedinica mere upisana kao „kom“, „kom.“ i „komad“;
- artikli koji postoje u prodaji, a ne postoje u magacinu, i obrnuto;
- zalihe koje se vode na dva mesta i nikad se ne poklapaju.
Nijedan softver, ni moj ni bilo čiji, to ne rešava klikom. To se rešava dosadnim poslom čišćenja šifarnika, koji traje nedeljama ako se odloži, a dane ako se radi na vreme.
Dobra vest je da je to posao koji se radi jednom i vredi bez obzira na propis. Uredan šifarnik popravlja popis, kalkulaciju, izveštaj i naplatu, čak i ako se rok pomeri još jednom, što se do sada dešavalo redovno.
Ko je obveznik i od kada
Obaveza se, po logici primenjenoj i kod e-faktura, uvodi u fazama, prvo za javni sektor i promet sa javnim sektorom, pa za promet između privrednih subjekata. Rokovi se određuju propisom i pomerani su više puta, pa aktuelni datum treba proveriti na zvaničnom izvoru Ministarstva finansija, na portalu sistema elektronskih faktura, ili kod svog knjigovođe. Namerno ne pišem datum u ovom tekstu, jer bi mi za pola godine bio netačan.
Kako to izgleda u eKasi
eKasa je online fiskalna kasa koja u jednom nalogu drži fiskalne račune, izlazne i ulazne e-fakture, predračune sa IPS QR kodom, prijem izvoda iz banke, robu, zalihe i popis. To nije zbog dužine spiska funkcija, nego zato što ti dokumenti opisuju isti posao. Otpremnica bez zaliha je papir, a zalihe bez otpremnice su pretpostavka.
Podrška za e-Otpremnicu je u planu razvoja i radiće se po zvaničnom tehničkom uputstvu, a ne po nagađanju formata. Šta danas stoji u jednom nalogu, opisao sam u tekstu zašto sam napravio eKasu, a kako radi naplata na tekući račun u tekstu prestao sam da tražim ko je uplatio.
Šta bih uradio da sam na tvom mestu
Tri stvari, u ovom redu.
Prvo, očisti šifarnik. Jedan artikal, jedna šifra, jedna jedinica mere. Bez izuzetaka i bez „ovaj je poseban“.
Drugo, ugasi drugu evidenciju. Ako se zalihe vode i u programu i u tabeli, jedna od te dve mora da prestane da postoji ove nedelje. Dok postoje dve, nijedna nije tačna.
Treće, pitaj svog dobavljača softvera dva pitanja. Kada planira podršku za elektronsku otpremnicu i da li je u ceni pretplate. Odgovor „radimo na tome“ bez roka je takođe odgovor.
Ako to uradiš, dan kada e-Otpremnica postane obavezna biće administrativna sitnica. Ako ne, biće nedelja koju ćeš pamtiti, i to ne zbog softvera.
Kako eKasa danas vodi robu, račune i e-fakture na jednom mestu, možeš videti na strani mogućnosti ili probati 24 sata na pos.narbiz.com.
