Kratak odgovor
Kasa koja samo izdaje račune radi pola posla. Druga polovina je ono što iz nje izlazi svakog prvog u mesecu: KPO knjiga za paušalce, knjigovodstveni izveštaj u Excel-u sa rekapitulacijom po stopama, ulazne e-fakture sa SEF-a i uparene uplate sa izvoda. Tezga eKasa sve četiri stvari sprema sama.
Kad pitate vlasnika male firme šta mu je najgori dan u mesecu, retko kaže „dan velike gužve”. Češće je to dan kad knjigovođa traži „sve za prošli mesec”. Onda kreće kopanje: izveštaji sa kase, fakture iz mejla, izvodi iz banke, i sve to u tri različita formata.
Ja tu muku gledam iz obe uloge: vodim firmu, a gradim kasu. Pa sam u Tezgu ugradio ono što bih sam želeo da dobijam prvog u mesecu.
Četiri stvari koje kasa treba da preda knjigovođi
1. KPO knjiga, bez prekucavanja. Za paušalce je KPO zakonska obaveza i najčešći izvor greške, jer se vodi ručno „kad se stigne”. U Tezgi svaki izdati račun sam upada u KPO, pa se knjiga ne „vodi”, nego samo preuzme.
2. Knjigovodstveni izveštaj u Excel-u. Jedan fajl, tri lista: svi računi sa statusima, sve stavke, i rekapitulacija po poreskim stopama. A pošto svaki knjigovođa ima svoje navike, kolone se mogu složiti „po meri”, jednom, i od tada svaki mesec izlazi isti format.
3. Ulazne e-fakture sa SEF-a. Od kada su e-fakture obavezne, pola dokumentacije stiže kroz SEF. Tezga ulazne fakture povlači sama, svakog jutra, a poverljive pošiljaoce (recimo bankarske naknade) ume i automatski da prihvati. Knjigovođa dobija komplet, ne „proslediću vam kad nađem mejl”.
4. Uplate sa izvoda, uparene sa računima. Izvod iz banke se u Tezgu ubaci ili stigne automatski, a uplate se uparuju sa predračunima i računima. To je razlika između „ko nam je platio?” i spiska koji se čita za minut.
Bonus koji se najviše oseti: pristup umesto slanja
Najveća promena nije nijedan izveštaj, nego ukidanje slanja. Knjigovođa dobije sopstveni nalog sa ograničenim pravima: vidi dokumenta i izveštaje, ne može da izdaje račune. Prvog u mesecu ne čeka vas, nego sam povuče šta mu treba. Vi ste prestali da budete kurir između svoje kase i svog knjigovođe.
Ovaj princip radi od najmanjeg paketa (990 dinara mesečno) do firmi sa više prodajnih kanala; kako ista platforma raste sa firmom, opisao sam u tekstu o kasi za male, srednje i velike firme. A ako tek birate kasu, počnite od vodiča za izbor i pitajte svakog dobavljača: šta tačno moj knjigovođa dobija prvog u mesecu?
Pitanja i odgovori
Šta je knjigovodstveni izveštaj iz kase?
Mesečni izvoz spreman za knjiženje: u Tezgi Excel sa tri lista (računi, stavke, rekapitulacija po stopama), uz mogućnost prilagođavanja kolona navikama vašeg knjigovođe. Izvoz je isti svakog meseca, pa se knjiženje automatizuje i na knjigovođinoj strani.
Da li kasa vodi KPO knjigu za paušalce?
Tezga vodi: svaki izdati račun automatski ulazi u KPO, knjiga se samo preuzima. To uklanja najčešću grešku paušalaca, ručno vođenje knjige „kad se stigne”.
Mogu li da dam knjigovođi pristup kasi?
Možete i treba: poseban nalog sa pravima samo za pregled i izveštaje. Fajlovi prestaju da putuju mejlom, a odgovornost ostaje jasno podeljena.
