Najkraće: CRM pamti kupce i prodaju, ERP vodi robu, proizvodnju i pare, DMS čuva i pronalazi dokumenta. Maloj firmi skoro uvek prvo treba CRM ili DMS, a ERP tek kad postoji lager ili proizvodnja. Evo kako da ne platiš pogrešnu skraćenicu.
Šta koja skraćenica stvarno znači?
- CRM (upravljanje odnosima sa kupcima): ko su ti kupci, šta ste pričali, šta je u toku, koga treba pozvati. Zamena za „sve mi je u glavi i u telefonu”.
- ERP (planiranje resursa): lager, nabavka, proizvodnja, fakture, finansije, sve povezano. Ozbiljna mašina koja traži i ozbiljnu disciplinu unosa.
- DMS (upravljanje dokumentima): ugovori, fakture, rešenja, sa pretragom i rokovima. Zamena za „negde mi je u mejlu”.
Kojim redom se uvodi?
Za uslužne firme: prvo CRM, jer se posao gubi na zaboravljenim upitima. Odmah uz njega DMS, jer papiri prave rupe koje se vide tek kad zabole, o čemu sam pisao u priči o Fascikli. ERP tek kad imaš robu, magacin ili proizvodnju, dakle kad imaš šta da planiraš. Uvesti ERP u firmu od pet ljudi bez lagera je kao kupiti kombajn za saksiju.
Znakovi da si izabrao pogrešno
- Plaćaš module koje niko nije otvorio tri meseca.
- Uvođenje traje duže od dva meseca za firmu do dvadeset ljudi.
- Ljudi vode „pravu” evidenciju u Excelu pored softvera, o tome imam i poseban tekst.
Česta pitanja
Može li jedan alat da bude i CRM i ERP i DMS?
Može da se reklamira tako, ali u praksi dobar u sve tri stvari nije skoro niko. Bolje prolaze mali, povezani alati: kod mene je to Tefter za kupce, Esnaf za robu i Fascikla za dokumenta.
Koliko to sme da košta malu firmu?
Red veličine je pretplata od par hiljada dinara mesečno po alatu, ne milionski projekat. Ako ponuda počinje „analizom poslovnih procesa”, to nije za tvoju fazu.
Šta ako imamo dobar Excel sistem?
Onda ga ne diraj dok ne zaboli. Softver se uvodi kad Excel počne da puca: dupli unosi, verzije fajlova, niko ne zna šta je tačno. Pre toga je hobi, ne potreba.
Pravilo za kraj: softver se bira po bolu koji rešava, ne po broju funkcija u tabeli poređenja.
