Najbolja online fiskalna kasa za srednje firme: SEF, lokacije i API

Najbolja online fiskalna kasa za srednju firmu je ona koja iz iste porudžbine izdaje fiskalni račun građaninu i e-fakturu firmi na SEF, drži više pravnih lica na jednom nalogu sa ulogama po osobi, ima API i webhook za sopstveni sajt, priprema e-otpremnice i daje knjigovodstvu CSV i izveštaje na raspored. U Tezga eKasi je to paket Biznis za 2.390 RSD mesečno.

Šta srednju firmu čini drugačijom od male, a šta od velike?

Srednja firma u mojoj glavi ima od desetak do pedesetak ljudi, u PDV-u je, prodaje firmama i građanima, ima jednog čoveka ili agenciju za IT, sajt koji nije samo WooCommerce, dva ili tri brenda i knjigovodstvo koje ne prašta. Od male firme, o kojoj sam pisao u tekstu najbolja online kasa za male firme, razlikuje je SEF: promet između obveznika u sistemu e-faktura mora na Sistem e-faktura, a promet građanima ne sme tamo nego na fiskalni račun. Mala firma taj problem ima retko, srednja svaki dan.

Od velike firme, kojoj je Trek posvetio tekst najbolja fiskalna kasa za velike biznise koji prodaju online, srednju razlikuje to što nema ERP tim i nema budžet da kasu tretira kao projekat. Hoće da je uključi, poveže sajt preko API-ja za nedelju dana, da uloge ljudima i da knjigovodstvo dobije ono što traži bez sastanka. Zato je paket Biznis pretplata, a ne po računu: srednja firma hoće fiksan trošak i sve uključeno.

Obaveza je ista kao i za sve: Zakon o fiskalizaciji (Sl. glasnik RS 153/2020, 96/2021, 138/2022) obveznikom smatra svakog ko vrši promet na malo, uključujući prodaju na daljinu fizičkim licima. Za online prodaju je dozvoljen V-PFR, za prodaju u objektu kupcu na licu mesta obavezan je L-PFR (čl. 6 st. 4). Ta rečenica će se vratiti u odeljku o tome gde Tezga nije pravi izbor.

Koje zahteve srednja firma postavlja i šta je u paketu Biznis?

Tabelu sam sastavljao iz upitnika koje su mi slale srednje firme pre odluke, i to su bila ozbiljna pitanja, često sa propisom u fusnoti. Kolona „Ugrađeno” sadrži samo ono što je u kasi danas.

Dva reda su mi bila najteža za napraviti. Prvi je B2B i B2C iz iste porudžbine, jer zahteva da kasa u jednom zahtevu zna kome šalje šta, i da fiskalni račun i e-faktura nose iste stavke, ali svako svoju formu. Drugi je više firmi na jednom nalogu, jer se lako napravi tako da finansijski direktor vidi sve, a teško tako da operater brenda A ne vidi brend B. Kako sam to rešio i gde sam pogrešio u prvoj verziji, opisao sam u tekstu fiskalna kasa za više firmi i lokacija.

Dve firme na jednom nalogu, svaka sa svojim ključevima i ulogama, a ispod njih ista tri spoljna sistema: Poreska uprava za građane, SEF za firme, banka za uplate.

Kako SEF i e-otpremnice rade iz iste kase?

Najčešća greška srednjih firmi koju sam gledao je „dva sveta”: fiskalna kasa za građane, poseban program za e-fakture, i čovek koji na kraju meseca usklađuje jedno sa drugim. U Tezga eKasi porudžbina ili nalog iz sajta nosi polje tok: fiskalni za građanina, sef za firmu koja hoće samo e-fakturu, fiskalni_i_sef kad treba oboje. Kad kupac unese PIB, fiskalni račun nosi Id kupca u obliku 10:PIB, pa ga kupac knjiži kao svaki fiskalni račun; bez PIB-a je maloprodaja. Pravilo ko mora na SEF, a ko ne, razložio sam u tekstu SEF za početnike, a tema na sajtu proizvoda je e-fakture i SEF.

E-otpremnice su sledeći korak koji srednja firma ne sme da ostavi za poslednji mesec. Uvode se postepeno tokom 2026. i 2027, i firma sa sopstvenom logistikom, magacinom ili veleprodajom treba da ih ima u istom sistemu u kome nastaje faktura, jer se otpremnica vezuje za isporuku koju kasa već zna. Tezga eKasa ima e-otpremnicu među vrstama dokumenata, uz e-fakturu, avans, storno, refundaciju i kopiju. Šta firma treba da uradi pre nego što obaveza stigne, opisao sam u tekstu e-otpremnica: priprema firme, a širi pregled u tekstu fiskalizacija, SEF i e-otpremnice u 2026.

Za avans važi Pravilnik o vrstama fiskalnih računa: kad se novac primi pre prometa, izdaje se avansni račun, a pri isporuci konačni račun sa pozivom na avansni; kasa sama dopisuje oznaku uz avans. Srednja firma to najčešće sreće kod robe po porudžbini i kod B2B kupaca koji plaćaju delom unapred. Avans i zatvaranje avansa rade i u kasi i kroz API, pa sajt može da otvori avans u trenutku uplate i zatvori ga kad magacin javi da je roba otišla.

Kako se sopstveni sajt povezuje preko API-ja i webhooka?

Srednja firma retko ima sajt na gotovoj platformi. Ima nešto što je pravila agencija, sa sopstvenom korpom i naplatom preko domaćeg platnog procesora. Za takav sajt je API: POST /api/integrations/order sa externalId jednakim broju porudžbine, stavkama sa šifrom i poreskom stopom, kupcem, načinom plaćanja i tokom. Ključ ide u zaglavlje X-Tezga-Api-Key, poziva se sa servera, nikad iz pregledača, i po želji se potpisuje HMAC-om. Kad V-PFR privremeno ne odgovara, API vraća 202 i kasa sama ponavlja; ponovljen zahtev sa istim externalId ne pravi dupli dokument. Kako to izgleda u kodu, opisao sam u tekstu fiskalizacija iz sopstvene aplikacije preko API-ja.

Webhook zatvara krug ka CRM-u i magacinu. U Podešavanja, Integracije, Odlazna obaveštenja unese se adresa, i kasa šalje racun.fiskalizovan, racun.greska, refundacija.izvrsena i storno.izvrsen, sa zaglavljima za naziv događaja, identifikator isporuke i potpis. Magacin tako štampa otpremnicu tek kad je račun zaista fiskalizovan, a CRM upisuje broj računa uz kupca. Razliku između CRM-a, ERP-a i DMS-a, i šta od toga srednjoj firmi zaista treba, pisao sam u tekstu CRM, ERP i DMS: razlike.

Za ključeve sam postavio pravila koja su mi tražile interne revizije: do 20 ključeva po firmi, jedan po sistemu; ključ počinje sa tzg_ i vidi se samo jednom; čuva se kao heš; rotira se na 90 dana; može se vezati za IP adresu servera; svaki poziv je u dnevniku pristupa. Kad agencija koja je pravila sajt ode, njen ključ se opozove i ništa drugo ne stane. Detalji su na strani sigurnost i zaštita podataka, a spisak pitanja koja bih ja postavio bilo kom dobavljaču, uključujući sebe, u tekstu 10 pitanja za dobavljača kase.

Kako izgleda prelazak sa druge kase bez prekida prodaje?

Srednja firma skoro nikad ne kreće od nule; ima kasu koja joj je prerasla ili je preskupa za ono što daje. Prelazak je ono čega se najviše plaši, pa sam ga sveo na pet koraka koje sam gledao kako rade.

Paralelni dan je tačka u kojoj se vidi svaka razlika u poreskim oznakama i načinima plaćanja pre nego što nova kasa izda prvi pravi račun.

1. Izvoz iz stare kase. Katalog sa šiframa i poreskim oznakama, kupci sa PIB-ovima, spisak načina plaćanja koje firma koristi. Knjigovođa proverava da poreske oznake odgovaraju onima koje Poreska uprava propisuje; kasa ih nudi kroz GET /api/integrations/tax-labels i u podešavanjima.
2. Testni nalog. Otvara se na zahtev i radi kroz sandbox Poreske uprave, gde računi nisu fiskalni, ili kroz račune tipa „Обука” sa napomenom „ОВО НИЈЕ ФИСКАЛНИ РАЧУН”. Okruženje je osobina naloga, ne ključa, pa testni ključ ne može da fiskalizuje u produkciji. IT mapira polja sajta na API i proverava idempotentnost slanjem istog externalId dva puta.
3. Paralelni dan. Stara kasa izdaje prave račune, nova radi iste prodaje u režimu obuke. Uveče se porede dnevni izveštaji: promet po načinu plaćanja i stopi mora da bude isti do dinara. Tu iskoči svaka greška u mapiranju, na primer pouzeće koje je na staroj kasi bilo „Gotovina”, a treba da bude „Prenos na račun”.
4. Prelazak. Prvog u mesecu, da knjigovodstvo ne seče period. Produkcioni ključevi idu na sajt, webhook na CRM i magacin, Shopify ili WooCommerce se prebacuje na dvosmernu vezu, uključuje se slanje računa mejlom kupcu i raspored izveštaja.
5. Gašenje stare kase. Stara kasa se ne briše prvog dana; čuva stare račune za kopije i reklamacije. Kako se refundiraju računi izdati na staroj kasi dogovara se sa knjigovođom po Tehničkom uputstvu za ESIR, a postupak prelaska je opisan na strani prelazak sa druge fiskalne kase. Trek je objasnio i formalnu stranu zamene ESIR-a u tekstu kako promeniti fiskalnu kasu.

Ono što sam naučio iz migracija: najviše vremena ne ide na tehniku nego na poreske oznake i načine plaćanja. Firma koja je tri godine kucala pouzeće kao gotovinu ima tri godine izveštaja koje knjigovođa neće da menja, i to je razgovor koji treba obaviti pre koraka jedan, ne posle koraka četiri.

Koliko košta i kad je Biznis bolji od paketa po računu?

Biznis košta 2.390 RSD mesečno, neto, jer moja firma nije u sistemu PDV-a. Plaća se na 3, 6 ili 12 meseci; na 6 meseci popust je 10 %, na 12 meseci dva meseca su gratis, što na godinu izađe oko 1.992 RSD mesečno. U cenu ulaze SEF, e-otpremnice, više firmi, uloge, API, webhook i izveštaji, bez hardvera i instalacije. Paket „Po računu”, 4 RSD po fiskalnom računu i refundaciji sa dopunom unapred, postoji za integratore i za firme sa malim ili neujednačenim brojem računa; kod srednje firme sa nekoliko hiljada računa mesečno Biznis je jeftiniji već posle prvih 600 računa u mesecu, jer 600 puta 4 RSD daje 2.400 RSD. Ukupan trošak fiskalizacije, sa svim što uz kasu ide, računao sam u tekstu koliko košta fiskalizacija ukupno.

Više pravnih lica na jednom nalogu ne znači jedan paket za sve: svaka firma je zaseban obveznik i ima svoj paket, pa holding sa maloprodajnim DOO na Biznisu i sezonskim brendom po računu plaća svako prema obimu. To je i odgovor na pitanje koje mi srednje firme najčešće postave: „da li plaćamo po lokaciji”. Ne, plaća se po firmi, a broj korisnika unutar firme ne menja cenu paketa.

Gde Tezga eKasa nije pravi izbor za srednju firmu?

• Lanac fizičkih prodavnica. Ako srednja firma ima pet radnji u kojima kupci plaćaju na pultu, u svakoj je obavezan L-PFR (čl. 6 st. 4 Zakona). Tezga eKasa radi preko V-PFR-a, a sopstveni L-PFR je u pripremi bez datuma koji bih obećao. Takva firma Tezgu koristi za online, B2B i SEF, a radnje ostaju na L-PFR rešenju dok se to ne promeni.
• Instalacija na sopstvenom serveru. Tezga je servis, podaci su u EU regionu, a firma koja iz ugovornih razloga traži da kasa radi na njenom serveru treba drugi model, koji ja ne nudim.
• ERP kao glavni problem. Ako je pitanje „koliko imam na stanju u tri magacina” važnije od pitanja „da li je račun izdat”, firmi treba ERP, a kasa je jedan njegov modul koji se poziva preko API-ja. Tezga se u takav sistem uklapa kao jezgro za dokumente, ne kao zamena za ERP.
• Kupci koji traže papir. Za daljinsku prodaju elektronski račun uz saglasnost kupca je dovoljan, po tumačenju Poreske uprave koje se proverava na purs.gov.rs; ako je poslovni model takav da kupac uvek dobija papir u ruke, to je opet priča o L-PFR-u.

Za srednju firmu koja prodaje online i firmama i građanima, ima sopstveni sajt i knjigovodstvo koje traži red, paket Biznis je ono što sam pravio. Ovaj tekst nije pravni savet: tretman SEF-a, e-otpremnica i avansa za konkretnu firmu treba proveriti sa knjigovođom i u važećim propisima, koji se prate i na paragraf.rs. Pregled svih dokumenata koje kasa izdaje je na strani fakture, SEF i otpremnice, a tehnička strana za IT na API za fiskalizaciju.

Izvori: Zakon o fiskalizaciji (Sl. glasnik RS 153/2020, 96/2021, 138/2022); Pravilnik o vrstama fiskalnih računa, tipovima transakcija, načinima plaćanja; Tehničko uputstvo za ESIR, Poreska uprava; pravila Sistema e-faktura (SEF) i najave e-otpremnica; NBS IPS QR standard; uputstvo za integratore i OpenAPI specifikacija Tezga eKase.

Česta pitanja

Može li ista porudžbina da izda i fiskalni račun i e-fakturu?

Može. U zahtevu se bira tok fiskalni_i_sef, pa kupac sa PIB-om dobija fiskalni račun sa Id kupca 10:PIB i e-fakturu na SEF-u sa istim stavkama. Kupac bez PIB-a dobija samo fiskalni račun, jer B2C promet ne ide na SEF. Koji tok se koristi za koje kupce određuje knjigovođa, a sajt to šalje kao polje.

Kako se drže odvojeno dva brenda koji su dve firme?

Kao dve firme na jednom nalogu, svaka sa svojim PIB-om, dokumentima, API ključevima, izveštajima i paketom. Uloge se dodeljuju po osobi: finansije vide obe firme, operater brenda A samo brend A. Svaka firma ostaje zaseban obveznik fiskalizacije pred Poreskom upravom i zaseban učesnik na SEF-u.

Šta se dešava sa računima kad agencija koja je pravila sajt ode?

Ništa. Njen ključ se opozove, a ključevi ERP-a, shopa i automatizacija nastavljaju da rade, jer je pravilo jedan ključ po sistemu, do 20 po firmi. Dnevnik pristupa pokazuje šta je taj ključ radio do opoziva. Novi izvođač dobija novi ključ, koji se vidi samo jednom i rotira na 90 dana.

Koliko traje prelazak sa druge kase za srednju firmu?

U primerima koje sam gledao, oko tri nedelje kalendarski, sa malo radnih sati: prva nedelja izvoz i poreske oznake sa knjigovođom, druga testni nalog i paralelni dan, treća prelazak prvog u mesecu i gašenje stare kase. Najviše vremena ne ide na tehniku nego na usklađivanje načina plaćanja i oznaka koje su na staroj kasi bile pogrešne.

Mora li srednja firma da se sprema za e-otpremnice već sad?

Treba, ako ima sopstvenu logistiku, magacin ili veleprodaju. E-otpremnice se uvode postepeno tokom 2026. i 2027, a najlakše ih je uvesti u sistem u kome već nastaju e-fakture, jer se otpremnica vezuje za isporuku koju kasa zna. Tezga eKasa ima e-otpremnicu među vrstama dokumenata; tačne rokove treba pratiti na sajtu SEF-a.

Kako se knjigovodstvo povezuje bez ručnog rada?

Izveštajima na raspored mejlom, dnevnim i mesečnim, sa CSV izvozom, i kroz API: GET /api/integrations/documents za dokumente i GET /api/integrations/transactions za bankovne transakcije firme. Uplate po predračunima se uparuju po pozivu na broj i sami prave konačan dokument, pa knjigovođa dobija promet, dokumente i izvod iz jednog izvora.

Da li se plaća po lokaciji ili po korisniku?

Ni jedno ni drugo: plaća se po firmi, paket Biznis 2.390 RSD mesečno, sa popustom na 6 i 12 meseci. Broj korisnika unutar firme ne menja cenu. Firma sa više pravnih lica ima paket po svakom licu, a može da kombinuje Biznis za glavnu firmu i paket po računu za brend sa malim brojem računa.

Ako vodiš srednju firmu i hoćeš da proveriš SEF tok, uloge i API na sopstvenom sajtu pre odluke, traži testni nalog preko strane tezgafiskal.com/probaj-fiskalnu-kasu i pusti paralelni dan pre nego što išta gasiš.