Šta knjigovođa traži od web shopa: porudžbina, uplata, račun i izvod

Knjigovođa od web shopa traži jednu tabelu u kojoj svaki red povezuje porudžbinu, fiskalni račun, način plaćanja i uplatu sa izvoda, sa datumom, iznosom i PDV oznakom. Ne traži screenshot iz shopa ni izvoz porudžbina, nego dokaz da je za svaki naplaćen dinar izdat račun i da svaki račun ima svoj novac.

Zašto knjigovođi nije bitan web shop?

Kad sam prvi put predao mesečnu dokumentaciju za online prodaju, poslao sam knjigovođi izvoz porudžbina iz shopa. Bio sam ponosan: 140 redova, sve kolone, lepo formatirano. Odgovor je stigao za pet minuta: „Ovo mi ne treba. Gde su računi i gde je izvod?” Tada sam shvatio da knjigovođa i ja gledamo isti posao sa dve suprotne strane.

Za mene je porudžbina početak: kupac je kliknuo, treba da spakujem i pošaljem. Za knjigovođu je porudžbina bezvredna dok se ne desi promet, a promet po Zakonu o fiskalizaciji nastaje isporukom ili naplatom, šta je pre. Ono što knjigovođa knjiži je fiskalni račun, a ono što proverava je da li iza svakog računa stoji novac na izvodu, ili u gotovini. Porudžbina je za njega samo veza između ta dva sveta.

Iz toga sledi ono što svaki vlasnik web shopa treba da čuje što ranije: knjigovođa ne traži pristup shopu. Traži tabelu. Kad tabela ima prave kolone, on radi sat vremena mesečno. Kad nema, radi tri dana i naplati ih. Zato sam i sam prvo napravio tabelu na papiru, pa tek onda kasu koja je puni. Kako sam došao do te kase, pisao sam u tekstu o tome kako fiskalna kasa i knjigovođa rade zajedno.

Koje kolone knjigovođa zaista traži?

Ovo je tabela na koju smo se moj knjigovođa i ja na kraju dogovorili. Menjala se tri meseca. Redosled kolona nije slučajan: ide od onoga što kasa zna sama, preko onoga što zna banka, do onoga što zna samo vlasnik.

Kad pogledaš tabelu, vidiš da devet od jedanaest kolona zna kasa, ako je kasa napravljena da ih zna. Zato sam u izveštaje za knjigovođu ugradio baš ove kolone, a ne ono što je meni kao vlasniku bilo zanimljivo. Preostale dve kolone, uplata sa izvoda i napomena, ulaze kroz uparivanje izvoda i kroz polje koje vlasnik popuni kad nešto odstupa.

Kako podaci putuju od porudžbine do knjigovođe?

Tok je jednostavan kad se nacrta, a komplikovan kad se radi ručno, jer se tri izvora (shop, kasa, banka) ne poznaju. Cilj je da se spoje na jednom mestu i da to mesto bude kasa, jer je jedino ona zakonski obavezna da postoji.

Shop daje porudžbinu, banka daje uplatu, kasa ih spoji u račun sa uparenom uplatom i pošalje knjigovođi tabelu po rasporedu.

Dva detalja u ovom toku štede najviše vremena. Prvi: broj fiskalnog računa se upisuje nazad u porudžbinu u shopu, pa kad kupac zove zbog reklamacije, prodavac vidi račun bez traženja. Drugi: uparivanje izvoda se radi u kasi, ne u tabeli knjigovođe, pa on dobija već uparene redove i samo one neuparene pregleda. Kako sam do tog uparivanja došao kroz n8n prototip i gde je pucalo, opisao sam u tekstu kako sam spojio banku, kasu i mejl u jedan tok.

Kako izgleda mesečno zatvaranje kad tabela postoji?

Da bude konkretno, evo kako izgleda zatvaranje jednog meseca u malom web shopu, recimo prodavnici kućne kozmetike iz Kragujevca sa oko 120 porudžbina mesečno, pola pouzećem, pola prenosom na račun preko IPS QR koda. Brojke su hipotetičke, redosled je stvaran.

1. Prvog u mesecu ujutru knjigovođa dobija mejl sa mesečnim izveštajem: svi računi, zbir po danima, zbir po načinu plaćanja, zbir po PDV oznaci, lista refundacija i storna sa vezom na originale. Uz mejl ide CSV.
2. Uparene uplate su već označene: svaka uplata sa izvoda koja je imala poziv na broj stoji pored svog računa. Kod pouzeća, kurirska isplata stiže zbirno za više paketa, pa se u napomeni vidi koji računi čine tu isplatu.
3. Neuparene stavke su na dnu: dve uplate bez poziva na broj, jedan račun za koji uplata još nije stigla (kupac platio poslednjeg dana, banka knjiži sutra), jedna kurirska isplata umanjena za proviziju.
4. Knjigovođa proverava samo te četiri stavke. Vlasnik mu u napomeni objasni proviziju kurira i pošalje uplate od 2. u mesecu koje zatvaraju prošli mesec.
5. Zatvaranje je gotovo pre ručka. Ako je paušalac, KPO knjiga se dopunjuje iz istog izveštaja; ako je DOO u PDV-u, obračun PDV-a ide iz zbira po oznakama.

Izveštaj ima red po računu sa oznakom uparivanja, zbir po načinu plaćanja i izdvojen blok neuparenih stavki, jer samo njih knjigovođa mora da pogleda.

Raspored slanja je bitniji nego što izgleda. Knjigovođa koji izveštaj dobije prvog u mesecu u sedam ujutru radi na njemu pre nego što mu stigne gomila drugih klijenata. Onaj koji ga traži petnaestog radi u gužvi. U kasi se raspored bira po firmi: dnevni izveštaj vlasniku, mesečni knjigovođi, na koju adresu i kog dana. Šta sve to košta u zbiru, uključujući knjigovođu, opisao sam u tekstu koliko košta fiskalizacija ukupno.

Koje greške knjigovođa nalazi svakog meseca?

Greške se ponavljaju toliko pravilno da bih mogao da ih predvidim pre nego što knjigovođa otvori tabelu. Evo ih, sa razlogom i sa onim što sam u kasi uradio da ih ne bude.

Greške nastaju na prelazima: između porudžbine i računa, računa i uplate, uplate i knjige, i kod povraćaja koji ne zna svoj original.

• Pouzeće knjiženo kao gotovina. Najčešća greška. Kurir naplati gotovinu od kupca, ali prodavac novac dobija prenosom na račun, pa je ispravan način plaćanja „Prenos na račun”. Kad je na računu „Gotovina”, knjigovođa vidi manjak u blagajni koji ne postoji. U kasi je zato pouzeće unapred mapirano na prenos; ko hoće da razume zašto, ima detaljno objašnjenje kod Treka u tekstu fiskalna kasa i pouzeće, a sve oznake na jednom mestu u rečniku pod načini plaćanja.
• Uplata bez računa. Kupac platio unapred, paket otišao, račun niko nije izdao. Ovo je i prekršaj, ne samo neurednost. Rešenje je da račun nastaje iz uplate automatski, kad se uplata upari sa predračunom po pozivu na broj.
• Račun bez uplate. Račun izdat pri slanju, kupac nije preuzeo pouzeće, paket se vratio. Račun postoji, novca nema. Rešenje je refundacija ili storno vezan za original, pa knjiga vidi da je promet poništen. Razliku između ta dva dokumenta objasnio sam u tekstu storno ili refundacija.
• Dostava koja nije na računu. Kupac platio 4.890, na računu piše 4.500, jer je dostava ostala u shopu kao „trošak”. Uplata je veća od računa i ne upari se. U kasi trošak dostave ulazi kao stavka i to je prekidač koji uključujem svakom klijentu prvog dana.
• Refundacija bez veze sa originalom. Kupac vratio jedan od tri artikla, prodavac napravio novi račun sa minusom umesto refundacije po stavkama vezane za original. Knjigovođa ne zna koji promet je umanjen. Refundacija u kasi uvek traži original, po broju dokumenta ili po broju porudžbine.
• Kurirska isplata umanjena za proviziju. Kurir isplati zbirno za deset paketa, umanjeno za svoju uslugu. Uplata je manja od zbira računa. To nije greška, ali knjigovođi treba napomena i kurirska faktura kao trošak; kasa u tom slučaju upari uplatu sa više računa, a razlika ide u napomenu.
• Račun firmi bez PIB-a. Kupac je firma, tražiće fakturu, a račun je izdat kao maloprodaja. Ako kupac unese PIB, račun nosi identifikaciju kupca i, kad je prodavac u SEF-u, može da ide i kao e-faktura. Bez PIB-a mora storno pa novi račun.

Šta paušalac, a šta DOO traži drugačije?

Isti izveštaj, drugačije čitanje. Kod paušalca knjigovođa (ili sam paušalac) vodi KPO knjigu: knjigu o ostvarenom prometu, gde ulazi svaki fiskalni račun. Njemu je najbitniji zbir prometa u tekućoj godini, jer limit za paušalno oporezivanje iznosi 6 miliona dinara godišnje, a prag za PDV 8 miliona dinara u 12 meseci. Mesečni izveštaj mu služi da vidi koliko je blizu.

Kod DOO ili preduzetnika na knjigama knjigovođa knjiži svaki račun, obračunava PDV po oznakama i vodi potraživanja za račune bez uplate. Njemu je najbitnija kolona PDV po stopama i uparivanje, jer se prihod priznaje po računu, a ne po uplati. Ako je firma u SEF-u, B2B računi idu i kao e-fakture, pa knjigovođa proverava da se fiskalni račun i e-faktura ne dupliraju u prihodu. Ko je obveznik SEF-a, a ko nije, objasnio sam u tekstu SEF za početnike; zvanični portal je efaktura.mfin.gov.rs.

Iz ove tabele proizlazi i moja preporuka za raspored: paušalcu mesečni izveštaj knjigovođi i njemu samom; firmi u PDV-u mesečni knjigovođi i dnevni vlasniku, jer dnevni promet po načinu plaćanja otkriva grešku isti dan, dok je još lako stornirati.

Kada uključiti knjigovođu i šta mu dati unapred?

Najskuplja greška koju sam napravio nije bila u kasi nego u redosledu: knjigovođu sam uključio pri prvom zatvaranju, umesto pre prve prodaje. Da sam ga pitao ranije, tri stvari bi bile dogovorene pre nego što je prvi račun izašao.

1. Načini plaćanja. Koji kanal prodaje daje koji način plaćanja: pouzeće je prenos, kartica je platna kartica, IPS QR je prenos, poklon vaučer je vaučer. Ovo se podesi jednom u kasi i ne dira.
2. Šifre i poreske oznake artikala. Knjigovođa zna koja stopa ide na koji proizvod ili uslugu; vlasnik često ne zna. Katalog u kasi se popuni sa njim, ne bez njega.
3. Raspored izveštaja. Kog dana, na koju adresu, u kom obliku. Knjigovođa kaže, kasa šalje. Ako knjigovođa hoće CSV u svoj program, izvoz postoji; ako hoće PDF za arhivu, i to.

Dosta knjigovođa danas vodi više klijenata koji prodaju online i sami traže da kasa šalje izveštaje bez podsećanja. Za njih postoji partnerski program za knjigovođe, gde knjigovođa dobija pristup izveštajima svojih klijenata, bez pristupa samoj prodaji. Ako još uvek sve ovo vodiš u tabeli koju sam popunjavaš, verovatno si prešao tačku gde tabela pomaže; o tome sam pisao u tekstu znakovi da ste prerasli Excel. Šta se dešava sa vraćenim paketima i kako to izgleda u tabeli, po slučajevima, obradio je Trek u tekstu vraćen paket: refundacija u web shopu za 4 slučaja.

Propisi iza svega ovoga su kratki. Zakon o fiskalizaciji traži fiskalni račun za svaki promet na malo, pa i online, u trenutku prometa. Pravilnik o vrstama fiskalnih računa propisuje vrste dokumenata i načine plaćanja koje knjigovođa kasnije razvrstava. Za paušal i PDV pragove važe iznosi iz važećih propisa, a njihova tumačenja se menjaju, pa proveri sa knjigovođom i na sajtu Poreske uprave; tekstovi propisa dostupni su i na Paragrafu. Ovo nije pravni ni računovodstveni savet nego iskustvo jednog vlasnika koji je prvo pogrešio, pa napravio kasu da ne greši.

Izvori: Zakon o fiskalizaciji (Sl. glasnik RS 153/2020, 96/2021, 138/2022); Pravilnik o vrstama fiskalnih računa, tipovima transakcija, načinima plaćanja; Tehničko uputstvo za ESIR (Poreska uprava); pravila SEF-a (Ministarstvo finansija); dokumentacija izveštaja Tezga eKase; razgovori sa sopstvenim knjigovođom tokom tri meseca zatvaranja.

Česta pitanja

Da li knjigovođi treba pristup mom web shopu?

Ne treba. Knjigovođa knjiži fiskalne račune i uparuje ih sa uplatama; porudžbine iz shopa su mu samo veza, ne dokument. Ako mu daš pristup shopu, dobiće više podataka nego što mu treba i manje nego što mu treba istovremeno. Daj mu izveštaj iz kase sa brojem porudžbine u koloni i pristup preko partnerskog programa ako ga koristi.

Kako knjižiti pouzeće kad kurir isplaćuje zbirno?

Svaki račun nosi način plaćanja „Prenos na račun”, jer novac stiže prenosom sa kurirskog računa. Kurir isplati zbirno za više paketa, često umanjeno za svoju uslugu. U izveštaju se ta jedna uplata upari sa više računa, a razlika se objašnjava kurirskom fakturom kao troškom. Nikad ne knjiži pouzeće kao gotovinu; to pravi manjak u blagajni koji ne postoji.

Šta ako je uplata stigla u novom mesecu za račun iz starog?

Račun ostaje u mesecu izdavanja, jer se promet priznaje po računu. Uplata se upari kad stigne i knjigovođa je vidi u sledećem izveštaju kao zatvaranje potraživanja iz prošlog meseca. U mesečnom izveštaju takav račun stoji među neuparenima sa napomenom; kad se upari, nestaje iz te liste. Kod paušalca ovo ne menja KPO, jer tamo ulazi račun.

Može li knjigovođa da dobija izveštaj bez mene?

Može. Raspored slanja se podesi po firmi: mesečni izveštaj na adresu knjigovođe određenog dana, dnevni na adresu vlasnika. Kasa šalje sama, sa CSV prilogom. Knjigovođa koji vodi više klijenata na istoj kasi može kroz partnerski program da vidi izveštaje svih njih na jednom mestu, bez pristupa samoj prodaji.

Šta knjigovođa traži za refundaciju?

Traži vezu sa originalnim računom: broj originalnog dokumenta, koje stavke su vraćene, iznos i način na koji je novac vraćen kupcu. Refundacija po stavkama vezana za original daje mu sve to u jednom redu izveštaja. Novi račun sa minusom, bez veze sa originalom, ne prihvata, jer ne zna koji promet je umanjen.

Da li paušalac uopšte treba da šalje izveštaje knjigovođi?

Ako sam vodi KPO knjigu, izveštaj šalje sebi i iz njega dopunjuje knjigu. Ako mu knjigovođa vodi KPO, šalje njemu mesečno. U oba slučaja mu isti izveštaj služi da prati zbir prometa u godini prema limitu za paušal od 6 miliona dinara i pragu za PDV od 8 miliona u 12 meseci, jer prelazak tih granica menja ceo režim.

Šta ako knjigovođa hoće podatke u svom programu, a ne u mejlu?

Za to služi CSV izvoz: iste kolone kao u izveštaju, u obliku koji većina knjigovodstvenih programa ume da uveze. Ko hoće još dublje, može preko API-ja da povuče dokumente i bankovne transakcije firme, ali za većinu knjigovođa je CSV po rasporedu sasvim dovoljan. Proveri sa knjigovođom koji oblik mu treba pre nego što podesiš raspored.

Ako ti mesečno zatvaranje traje danima, problem nije knjigovođa nego tabela koja ne postoji. Probaj Tezga eKasu, podesi raspored izveštaja i pošalji knjigovođi prvi mesec bez ijednog pitanja.